Hé, vous ! Oui, vous, qui vous courez partout.

Vous êtes Office Manager et débordé ? C’est pour cela que nous avons décidé de vous donner un petit coup de pouce avec quelques tips qui vous sauveront la vie.

Voici les 4 commandements pour briller :

Commandement 1 – les outils indispensables, tu auras !

GSuite de google
Commençons par un basique. Un classique.

Je sais… Vous êtes au courant, mais un petit rappel ne fait pas de mal.
GSuite vous permet d’avoir un compte e-mail pro, du stockage, la possibilité de hangout avec vos clients et un agenda pour travailler efficacement, qui fonctionne aussi, sur ordinateur, smartphone et tablette. G Suite reste une valeur sûre.

Slack
Une « deuxième évidence » pour vous, mais sans doute pas pour tous.

Dernier rappel, ensuite promis, on sort des sentiers battus !
Slack est une plateforme de communication collaborative où vous pouvez créer un groupe privé pour votre entreprise, et y inviter tous les employés. Cet outil permet de discuter, d’envoyer des documents, d’archiver et de créer des groupes de travail en ligne qui peuvent ainsi communiquer facilement.
Et cerise sur le gâteau, Slack offre également de nombreuses possibilités d’intégrations pour les outils que vous utilisez tous les jours comme Dropbox, Trello, Twitter, Google Drive, IFTT, GitHub, ce qui vous permet de centraliser vos notifications.
Bref, un outil qui regroupe tous vos collègues, tous vos projets et vous connecte à de nombreux outils. Un must-have.

Captaindash
En quelques mots, Captaindash vous permet de suivre l’entreprise en temps réel et de proposer de belles présentations de vos données.

Fini les tonnes de rapports illisibles qui s’empilent dans votre boîte mail et les Excels incompréhensibles.
Les informations dont vous avez besoin pour comprendre votre activité et prendre rapidement les bonnes décisions, sont à votre portée. Vous serez plus rapide, avec une vue transversale, tout en optimisant vos opérations et en simplifiant la vie de vos collaborateurs. C’est ça être un super office manager !

Hootsuite
Pas de community manager ? Vous êtes le délégué officiel des réseaux sociaux ?

Mais en tant qu’Office Manager vous avez déjà beaucoup de boulot, alors gagnez du temps en gérant l’ensemble de vos réseaux depuis un seul et même endroit.

Trello
Une bonne organisation est la clé de voûte d’un projet réussi… Et des projets vous en avez à ne plus savoir qu’en faire.

Alors on vous présente l’application de gestion de projets pratique, simple d’utilisation et où l’on peut coordonner des projets à plusieurs. Avec un accès sur mobile et des notifications sur smartphone, tout est sous contrôle.
Et pour une alternative qui s’intègre dans Slack : Asana

Commandement 2 – L’administratif, tu vaincras !

Oui vous êtes un très bon office manager, mais un coup de pouce sur certains sujets ne serait pas un luxe non ?

Lydd box
Lancée sur le marché, la box permet de s’essayer aux rudiments de la gestion du temps et de la gestion administrative.

Au choix, à l’intérieur, 4 heures de consulting administratif pour une formation de gestion quotidienne d’une entreprise, ou l’externalisation de ces tâches administratives. Et ce, sur 5 domaines de prédilection : juridique, comptabilité, ressources humaines, administration générale et gestion financière.
Puisqu’on vous le dit que vous allez enfin pouvoir vous former !

Fred de la compta
Fred est un cabinet d’expertise comptable en ligne qui a pour mission de faciliter au maximum l’administration afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Concrètement, ça consiste à saisir toutes vos pièces comptables : factures, relevés de banque, notes de frais… Ou d’établir vos comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes), votre liasse fiscale (IS, IR), gérer toutes vos déclarations (TVA, RSI, URSSAF, CFE…) et effectuer le suivi social et l’édition de fiches de paie.
Office manager au top, vous dites ?

Recouvreo
En plus d’être une source de stress pour le CEO, le recouvrement est une tâche hyper chronophageeeeee et méga reloue !

On vous présente la solution Recouvreo : plus besoin d’un cabinet de recouvrement, vous avez les mêmes outils 100% en ligne. Vous pouvez calculer les pénalités de retard avec justificatif de calcul à l’appui, vous recouvrez vos impayés avec des courriers de relance prêts à l’emploi, et en dernier recours, leur cabinet se charge d’adresser des relances aux débiteurs.

Manatime
Pour gérer efficacement les congés en ligne, Manatime est l’outil qui va vous éviter les sueurs froides et l’excel de la mort.

Vous affichez la présence des équipes en un instant sur un planning, vous avez le solde des absences en temps réel, vous exportez automatiquement à votre gestionnaire de paye et le must, plus besoin d’être au bureau pour poser un congé, tout le monde peut le faire quand il veut et où il veut ! Bye bye les Offices Manager vintage !

Clark
Et pour tous les envois urgents et hyper importants de toute la boite, des coursiers sur mesure et une livraison aux petits oignons.

Avec Clark c’est simple et immédiat : tarif ajusté au Km, paiement par carte bleue, facture au nom de votre entreprise.

Commandement 3 – La vie au bureau, tu sublimeras !

Robin
Fini la galère et le crêpage de chignon pour réserver une salle de réunion. Robin te permet de trouver la bonne salle, au bon moment et de ne plus être interrompu.

Une tablette à l’extérieur annonce la couleur, rouge c’est occupé et vert c’est libre. Un détecteur de présence qui booke automatiquement la salle et envoi des notifications. Et vous pouvez même analyser l’utilisation de vos salles !

Envoy
Salle de réunion va de paire avec meeting, visiteurs, réunion, extérieur et BAM! il faut gérer l’enregistrement de visiteurs exterieurs pour éviter que votre espace de travail ne ressemble à un hall de gare aux heures de pointe.

Pas de bol, vous êtes toujours en train de courir, donc impossible de faire l’hôtesse d’accueil. Pas de problème on a l’outil qu’il vous faut.
Envoy vous permet d’enregistrer les visiteurs simplement : Une tablette à l’accueil, le visiteur s’enregistre, le badge s’imprime instantanément, une notification d’arrivée du visiteur est envoyée à la team concernée et vous pouvez même leur faire signer une décharge à l’entrée ! Une bonne chose de faite…

Le blog Kollori
Avoir des salles de réu et un accueil des visiteurs au top c’est bien, mais si vos locaux font triste mine c’est dommage.

On vous propose donc d’aller faire un petit tour sur ce blog, il vous donnera des tips d’aménagement de vos bureaux.
Et si vous voulez acheter directement, ils ont un blog de vente : Kollori

Trusk
Et pour déménager vos objets encombrants, volumineux, où vos affaires qui ne rentrent pas dans votre voiture, Trusk est là pour vous aider !

Un utilitaire avec 1 (ou 2) chauffeur manutentionnaire, le tout dans l’heure ou sur rendez-vous.

Uber for business
Ah non en revanche pour le transport de personnes, Trusk ne pourra rien pour vous !

Pour cela, vous saviez qu’Uber a mis en place Uber for Business, une plateforme de gestion de courses conçue pour les entreprises de toutes tailles. Et bien maintenant vous le savez 😉

Et en plus 10€ Offert avec le code POTG4

Et on vous a gardé la petite botte secrète de l’Office Manager, pour garantir à vos collaborateurs les petits plus qui font la différence :

Nourriture et snacking !

Gula
Marre d’entendre dans les couloirs « J’ai encore craqué »?

« J’arrête pas de grignoter et je prends du poids » « J’ai faimmmmmmm ! Non pas d’une pomme », et bien la voilà la solution gourmande ET saine !

La belle vie
Pour faire livrer des paniers de fruits ?

Organiser simplement les petits déj de travail ou les apéros et after work, c’est notre meilleure adresse.

Foodles
Une bonne alternative à la restauration collective grâce à un service sur-mesure à moindre coût pour tous les employés. 

Avec deux offres au choix :

• Installation dans vos locaux d’un corner dans lequel est mis à disposition de bons produits en libre service

• Un kiosque qui s’adapte en fonction de l’espace disponible et du nombre d’employés, avec des plats cuisinés, entrées, desserts artisanaux, boissons et snacking de choix, frais et de saison, cuisinés par des artisans traiteurs français

La belle assiette
Et pour un dîner d’équipe ?

Un dîner client ou un événement sans fausse note à organiser, prenez un chef à domicile.

Commandement 4 – L’équipe tu chouchouteras !

Bon, pour la chouchouter, il faut en avoir une d’équipe ! Alors zou, on vous facilite la tâche pour le recrutement :

Coxibiz
Coxibiz propose une solution de recrutement !

Par challenge il permet  d’évaluer les candidats sur leurs compétences à travers des mises en situation en ligne. Fini CV et lettres de motivation, seul le talent compte !

Talent.io
Toujours une galère de recruter des développeurs ?

Laissez faire les pros ! Talent.io est la 1ère plateforme de recrutement sélectif d’Europe ou vous pourrez rencontrez plus de 100 nouveaux développeurs qualifiés chaque semaine.

Clustree
Et pour les Offices Manager de grands groupes, Clustree est la première solution SaaS qui transforme plus de 280 millions de parcours professionnels mondiaux en recommandations basées sur un discours de preuves.

Ils analysent 280 millions de parcours professionnels dans le monde entier (data), dans plus de 200 secteurs ! Et ça leur permet de vous accompagner dans votre gestion des carrières en interne et du recrutement.
On dit merci qui ?

Welcome to the jungle
Et pour finir sur une valeur fun, bienvenue dans la jungle du recrutemennnnnnnnnt.

Ils vont vous aider à travailler votre marque employeur et sa notoriété afin de susciter l’intérêt des candidats pour leurs projets et leurs métiers. Tout ça avec panache.

Hopwork
Et bookez super rapidement un super freelance en toute sécurité avec Hopwork !

Si vous avez besoin d’une expertise ou d’un super talent dans son domaine, cette plateforme est faite pour vous !

Hivy
Maintenant que tout ce beau monde est arrivé dans vos locaux, il va s’agir de répondre à leurs moindres désirs.

Non, vous n’allez pas trouver un esclave, vous allez adopter une application hyper utile permettant aux employés de vous faire remonter toutes sortes de demandes : un problème technique, une proposition d’achat de matériel, une réservation d’hôtel…

Et vous voyez toutes les requêtes dans un tableau de bord où vous pouvez accepter ou non des demandes, ajouter des commentaires, prioriser des tâches, les assigner à d’autres collaborateurs, etc.

Enfin pour intégrer les petits nouveaux, on achète à tout le monde des tasses personnalisées… Surtout pour pouvoir retenir tous les prénoms. (Oui oh ça va hein, on vous demande déjà de retenir plein de trucs en tant qu’Office Manager !). Et vous pouvez la personnaliser avec un petit surnom ou le poste. « Boss » sur la votre serait parfait !

Bon maintenant que tout le monde a sa tasse, on ajoute « Donuts » sur le slack de l’équipe, la boîte, la rue entière et on renforce les liens et les échanges de l’équipe par des « matching » café Donut, ou juste pour se faire des missions café : Coffee runner

Voilà, avec tout ça, on vous garantit une organisation au top, de la reconnaissance, voir même de l’amour, si si l’amour de vos collègues !
Préparez-vous, vous allez être un/une super Office Manager !!!

Votre découvreuse de bons plans, Aude L.